Voordat je een aanvraag doet bij SSJS, moet je het idee hebben ‘gepitcht’ bij minimaal een Surinaams medium dat zich bereid moet hebben verklaard om het resultaat (bij gebleken kwaliteit) te publiceren. Zo ook indien de aanvrager het resultaat bij meerdere media wenst te publiceren.

De uitgever, hoofdredacteur, eindredacteur of andere verantwoordelijke van het medium schrijft een intentieverklaring met zijn/haar bereidheid te publiceren als het project aan de verwachting voldoet, met daarin ook de namen van de aanvrager(s). Die verklaring(en) moet je uploaden als onderdeel van je aanvraag.

Indien een aanvraag wordt toegekend, gaan de maker en het publicerend medium akkoord met publicatie van de productie (via een openbaar bereikbare hyperlink) op de website van de SSJS.

Je hebt een korte cv nodig van jezelf (waarin in elk geval je journalistieke ervaring wordt vermeld) en van eventuele mede-aanvragers, die je eveneens als bijlage bij de aanvraag moet uploaden. Dat geldt ook voor de begroting die je maakt. Binnen het aanvraagformulier vind je een voorbeeldbegroting.

Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend. Ze worden binnen circa zes weken beoordeeld. Journalistieke projecten die vanwege de actualiteit alléén met acute spoed zinvol zouden kunnen worden uitgevoerd, kunnen bij hoge uitzondering eerder worden beoordeeld. Doe daarvoor een goed onderbouwd verzoek binnen de aanvraag zelf.

Aanvragen kunnen uitsluitend worden ingediend middels het digitaal aanvraagformulier onderaan deze toelichting. De subsidie bestaat uit eventuele onkosten en een vergoeding voor de tijd die voor uitvoering van het project noodzakelijk is. Dit wordt afgerond op hele projectweken. Bij elke aanvraag wordt een gespecificeerde begroting ingediend voor zowel de benodigde tijd als de eventuele onkosten. Uiteraard kunnen ook de publicerende media zelf bijdragen in eventuele kosten. Dit regel je zelf met het medium in kwestie.

Per project worden minimaal 1 en maximaal 6 projectweken vergoed. Advies: maak onderzoeksvragen mede hierom niet te veelomvattend, maar houdt ze helder en haalbaar. Overweeg of een groot, veelomvattend project in fasen kan worden opgedeeld in meerdere korte projecten en meerdere publicaties.

De vergoeding in projectweken wordt uitgekeerd aan de (hoofd)aanvrager, die het bedrag kan delen met andere journalisten die aan het project meewerken. Dit geldt ook voor de kostenvergoeding.

De SSJS vergoedt alleen onkosten die direct voortvloeien uit de aanvraag en direct ten dienste staan van het onderzoek.

De regeling voor onkostenvergoeding is met name gericht op eventueel te maken binnenlandse reis- en verblijfkosten, tolken, fixers en documentatie. Kosten die je gemaakt of betaald hebt voor het indienen van je aanvraag, komen niet in aanmerking voor vergoeding. Kosten die je normaal gesproken ook zou hebben gemaakt (zoals maaltijden of dagelijks woon-werkverkeer), komen niet voor vergoeding in aanmerking. Ook productiekosten (bijvoorbeeld drukkosten, distributiekosten), materiaalkosten (apparatuur, hard- en software) en overheadkosten (zoals huur van kantoor) worden niet vergoed.

Als je aanvraag wordt goedgekeurd, je de overeenkomst ondertekend en geretourneerd hebt, worden toegekende subsidiebedragen en kostenramingen voor 75 procent uitbetaald als voorschot. Als het project is afgerond en aan de voorwaarden is voldaan (hetgeen je kenbaar maakt in een afmeld- en evaluatieformulier) wordt de overige 25 procent als eindafrekening vergoed of verrekend. In de eindafrekening worden door de aanvrager onkosten zoveel als mogelijk met betaalbewijzen onderbouwd.

Bestuurders, medewerkers en vrijwilligers van SSJS zijn gebonden aan geheimhouding over ingediende aanvragen en de communicatie daarover. Aanvragen die zijn ingediend maar zijn afgewezen, worden niet openbaar gemaakt.

Aanvragen worden onder meer beoordeeld op de vraag of met het voorstel de dagelijkse journalistieke praktijk (zoals dagelijkse nieuwsverslaggeving) wordt overstegen, en of het verwachte resultaat qua actualiteitswaarde of duiding van algemeen belang zal zijn.

De productie moet weliswaar gericht zijn op het achterhalen van nieuwe feiten of inzichten, maar hoeft geen letterlijke ‘onthullingsjournalistiek’ te zijn. Het onderwerp hoeft ook niet ‘zwaar’ te zijn of vele weken productietijd te vergen. Ook veel dagelijkse, maatschappelijke kwesties - die vaak in een of twee weken kunnen worden uitgezocht - lenen zich voor een onafhankelijk, journalistiek onderzoek naar de feiten en komen dus voor subsidiering in aanmerking.

Bij de beoordeling wordt nadrukkelijk gekeken naar de helderheid en haalbaarheid van de onderzoeksvraag.

Het plan en de werkwijze moeten doordacht en concreet zijn. Doel en mogelijke nieuwswaarde van het onderzoek moeten helder zijn.

Los van bovenstaande criteria kunnen plannen worden beoordeeld op een vernieuwende journalistieke aanpak die inspirerend kan zijn voor publiek en vakgenoten. Daarbij kan ook gekeken worden naar de impact: wat kan een productie/onderzoek teweegbrengen?

De in de begroting opgevoerde tijdsinvestering en kostenraming moeten realistisch zijn.

Het fonds hanteert per aanvrager een maximum van twee lopende projectsubsidies.

Een eventuele afwijzing van de aanvraag bevat een korte motivering van de beslissing door het bestuur. De aanvrager kan in een volgende ronde eventueel een bijgestelde nieuwe aanvraag indienen.

Wezenlijke veranderingen qua inhoud of vorm van je project (bijvoorbeeld wanneer tussentijds blijkt dat het onderzoek niet kan doorgaan of mislukt) moet je zo snel mogelijk aan de Stichting rapporteren.